Administratief Medewerker - Communicatie VLAIO

Functie

Team Bedrijfstrajecten VZW ondersteunt Vlaamse bedrijven (voornamelijk kmo’s) bij het realiseren van hun groei- en innovatieambities door hen kennis, partners en financiële hefbomen aan te reiken. De organisatie vervult zo een belangrijke rol binnen VLAIO (Agentschap Innoveren & Ondernemen).

Binnen de organisatie verzorgt het team communicatie de interne en externe communicatie. Via diverse kanalen informeren en inspireren zij medewerkers, partners en ondernemers met vlotte, aantrekkelijke, overtuigende boodschappen. Er wordt gezocht naar een nieuwe collega (v/x/m) om het team te ondersteunen en te versterken.

Binnen een energiek en enthousiast team wordt een gevarieerde job geboden:

De collega bedrijfsadviseurs participeren aan of co-organiseren erg regelmatig events voor ondernemers. De nieuwe collega zal helpen deze events in te plannen, inschrijvingen op te volgen in het CRM-systeem en herinnerings- en bevestigingsmails te sturen wanneer nodig. Ook het boeken van zalen en catering, en de opvolging na het event behoren tot de taken. Het team brengt regelmatig inspirerende ondernemersverhalen naar buiten. De nieuwe collega staat mee in voor de planning en opvolging ervan: van de ondernemers die geïnterviewd worden en van de externe copywriters die ingeschakeld worden tot de goedkeuring en publicatie van de verhalen behoudt deze collega het overzicht, en stuurt bij wanneer nodig. Ook wat de interne communicatie betreft (nieuwsbrief, teamsposts, ...) wordt de timing stevig in de hand gehouden en in goede banen geleid.

Jouw profiel

Wie zoeken we?

• Je bent in het bezit van een professionele bachelor of beschikt over gelijkwaardige vaardigheden door ervaring.
• Je spreekt perfect Nederlands en hebt een gedegen kennis van de Engelse taal.
• Je bent sociaal en communicatief: je legt makkelijk en efficiënt contacten
• Je bent een efficiënte project manager: je volgt de flow van ondernemersverhalen op, biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van events
• Je springt perfect om met MS Office (Word, Excel, Outlook) en bent bereid om nieuwe programma's (CRM Microsoft Dynamics, Power BI en andere webapplicaties) aan te leren.
• Zin voor organisatie en punctualiteit zijn een must.
• Je kan autonoom werken binnen een team.
• Je bent steeds klantvriendelijk maar kan ook assertief optreden waar nodig.
• Kennis van sociale media (LinkedIn, Twitter, ...) en websitebeheer zijn een pluspunt.

• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod

VLAIO - Koningin Maria Hendrikaplein 70 B31, 9000 Gent

• Je ontvangt een contract via interim t.e.m. 30 juni 2024.
• Je werkt 40 uren per week (ADV dagen vrij op te nemen).
• Je wordt betaald aan salarisschaal B111. Op de Salarissimulator | Vlaanderen.be kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• We bieden je, naast een maatschappelijk relevante job en een aantrekkelijk salaris, ook maaltijdcheques. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets door je werkgever.
• Na inwerkperiode mag je 3 dagen van thuis werken en 2 dagen op kantoor. Je ontvangt hiervoor een thuiswerkvergoeding van € 130.

Solliciteren

Start People Public - Vlaamse overheid
+32 (0)3 800 44 44